واحد دبیرخانه

null

حمیدرضا زارعی

دبیرخانه

معرفی واحد دبیرخانه:

دبیرخانه واحد سازمانی مشخصی است که اداره امور دفتری سازمان را بر اساس روش های تدوین شده و معین عهده دار گردیده و گردش مکاتبات و مراسلات اداری را انجام می دهد .

شرح وظایف واحد دبیرخانه:

  • ثبت نامه های وارده و صاره و اسکن آنها.
  • توزیع نامه های ثبت شده به واحدها
  • تایپ نامه های اداری حوزه شهردار –دفتر –معاونین و … .
  • کدگذاری پرونده های ساختمانی جدید.
  • کدگذاری نامه های اداری و بایگانی در پرونده های مربوطه.
  • نگهداری پرونده های پرسنلی.دریافت و ارسال نامه از سیستم شبکه دولت.
  • حفظ و نگهداري نامه ها، اوراق، اسناد ، مدارك و پرونده هاي عادي مطابق مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوط بر اساس روش تعیین
  • مراقبت از افشاي محتواي نامه ه ا، اسناد و مدارك اداري، خودداري از تحویل پرونده ها، اسناد، مدارك و مکاتبات اداري به غیر یا واحدها بدون کسب اجازه از مقام مسؤول
  • پیوست کردن پرونده ها یا سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور
  • تحویل پرونده هاي مختومه به بایگانی راکد با اجازه مقام مافوق
  • صورت برداري، طبقه بندي، کد گذاري و بایگانی پرونده ها طبق دستورالعمل هاي مربوط و نیاز واحدهاي ذیربط.
  • بازبینی ضمائم نامه هاي وارده و صادره
  • ثبت خلاصه مشخصات و جریان نامه هاي وارده و صادره و موضوع و شماره آنها در رایانه یا دفاتر مربوطه
  • پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات انجام درخواست هاي متقاضیان
  • تفکیک و توزیع نامه ها براي ارجاع به واحد اقدام کننده و پیگیري آنها
  • تهیه گزارشات مورد نیاز براي مقام مافوق
  • انجام سایر امور محوله از جانب مقام مافوق

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.

چهار × چهار =

فهرست